Setelah sebelumnya kita membahas “Bagaimana memulai ekspor untuk pemula?”, berikut ini tips apa saja langkah yang diperlukan UKM untuk persiapan sebelum memulai ekspor.

Langkah – langkah persiapan ekspor sebenarnya sederhana, namun membutuhkan komitmen dari tiap individu eksportir itu sendiri.

Persiapan Ekspor 1: Mempersiapkan Negara Tujuan Ekspor (NTE) dengan Melakukan Riset 

Langkah pertama dalam persiapan ekspor yaitu kita perlu untuk memilih produk yang memiliki potensi ekspor dan produk yang ingin dijual. Produk bukan merupakan barang yang dibatasi atau dilarang untuk diekspor. Kemudian pastikan produk dapat terjamin kontinuitas keberadaannya serta keamanan produknya .

Untuk dapat melihat potensi suatu produk pada NTE tertentu salah satunya dapat dilakukan melalui kata kunci Market Intelligence atau Market Brief pada halaman pencarian di internet.

Contoh kita dapat mencari pada halaman pencarian Market Brief Coconut Sugar, untuk menemukan dan mengetahui gambaran pasar serta potensi dari produk gula kelapa.

Dalam mempersiapkan produk dan NTE terdapat dua Pilihan, yaitu:

• Menentukan NTE terdahulu, yaitu berdasarkan NTE yang dianggap dikuasai atau diketahui baru melakukan pemilihan produk.
• Menentukan produk terdahulu, yaitu berdasarkan kemampuan mendapatkan serta penguasaan akan produk tersebut baru menentukan NTE yang dituju.

Riset dalam skala kecil perlu dilakukan untuk mendapatkan gambaran perihal sesuatu yang ingin dijadikan sebagai tujuan. Membuat tabulasi perbandingan secara garis besar juga perlu dilakukan. Hal ini diperlukan agar kita dapat membandingkan dan memutuskan produk apa yang lebih tepat diekspor dan negara mana yang paling baik untuk menjadi tujuan ekspor.

Situs yang dapat dijadikan untuk melakukan riset tersebut salah satunya adalah trademap.org

Persiapan Ekspor 2: Mempersiapkan Alat Promosi

Alat promosi atau promotion tools adalah perangkat secara fisik yang keberadaannya harus ada kala mengikuti pameran dagang. Alat promosi ini terdiri dari : Kartu nama, Brosur, Katalog dan profil perusahaan atau usaha (Company Profile).

• Kartu nama berisi informasi mengenai nama Pribadi, nama perusahaan, jabatan, Kontak email dan nomor handphone (Whatsapp Available).
• Brosur mengenai produk baik berupa sejarah singkat mengapa produk ini dimunculkan dan manfaat serta kegunaan atau mengapa harus memilih produk ini.
• Katalog lebih kepada penjelasan tentang spesifikasi produk, minimal order dan mungkin metode pembayaran yang diinginkan (Jangan pernah mencantumkan harga pada katalog sampai buyermenanyakan soal harga)
• Company Profile menjelaskan tentang produk yang dijual, tentang perusahaan itu sendiri, sertifikat apa saja yang telah dimiliki, cerita singkat dibalik Produk tersebut dimunculkan (Company profile idealnya cukup dua halaman).

Persiapan Ekspor 3: Mempersiapkan Korespondensi Ekspor

Korespondensi adalah kegiatan surat menyurat antara penjual dan pembeli.

Korespondensi dari sisi eksportir adalah sebagai berikut :

• Surat Perkenalan (Introduction Letter) yakni surat atau email awal eksportir kepada calon pembeli (buyer) untukmemperkenalkan perusahaan dan produk yang ditawarkan (Jangan mencantumkan harga pada saat perkenalan produk). Gunakan Greetings Dear Sir (jika tahu laki-laki), Dear Madam (Perempuan), Dear SIrs (Jika tidak tahu laki-laki atau perempuan).
• Surat Penawaran (Offering Letter / Quotation) yakni berupa penawaran harga yang dibuat berdasarkan permintaan (Inqury), penjelasan berupa spesifikasi barang, kuantitas, harga ,dan metode pembayaran. Cantumkan minimal harga FOB (Freight On Board) dalam penawaran harga , yaitu harga barang sampai pelabuhan lokal.

Korespondensi dari buyer atau importer yaitu dari Surat permintaan (Inquiry), Permintaan turun harga, dan Pemesanan (Purchase order).

Website adalah sebagaimana rumah dalam dunia maya, Anda dapat menggunakan SEO secara mandiri atau menggunakan jasa dari yang ahlinya agar laman perusahaan dapat menjadi yang terdepan. Social media salah satu rekomendasi untuk social media adalah LinkedIn, selain dapat mencari pembeli langsung Anda juga dapat mengenalkan produk, namun bukan melalui jualan secara hard selling melainkan memberikan postingankegiatan terkait dengan produk atau pengenalan mengenai produkitu sendiri, selain itu yang tidak kalah penting dapat dijadikan tempat membentuk citra diri sebagai eksportir atau pebisnis yang memiliki kredibilitas.

Sumber : UKM INDONESIA

YUDHISTIRA H.N.P